Dalam rangka memperkuat sistem manajemen informasi dan kearsipan yang akuntabel serta sesuai regulasi, Direktorat Jenderal Planologi Kementerian Kehutanan mengikuti kegiatan pelatihan arsip dinamis yang diselenggarakan untuk mendukung peningkatan kapasitas aparatur dalam pengelolaan arsip secara profesional.
Apa Itu Arsip Dinamis?
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam proses administrasi pemerintahan sehari-hari, baik yang bersifat aktif maupun inaktif. Arsip ini mencakup dokumen-dokumen penting seperti surat masuk dan keluar, laporan kegiatan, perizinan, serta data teknis yang berkaitan langsung dengan tugas dan fungsi organisasi.
Berbeda dengan arsip statis yang telah berakhir penggunaannya, arsip dinamis harus dikelola secara tertib agar mudah diakses, tidak hilang, serta terjamin keautentikannya sebagai bukti hukum dan pertanggungjawaban publik.
Pentingnya Pelatihan Arsip Dinamis bagi Dirjen Planologi
Sebagai unit kerja yang menangani perencanaan dan tata ruang kehutanan, Direktorat Jenderal Planologi Kementerian Kehutanan memiliki beban kerja administrasi yang kompleks dan lintas sektor. Oleh karena itu, pelatihan arsip dinamis menjadi sangat penting untuk:
- Meningkatkan efisiensi dan kecepatan layanan administrasi,
- Menjamin keamanan informasi yang bernilai strategis,
- Memenuhi standar tata kelola pemerintahan yang baik (good governance),
- Mendukung proses audit, pengawasan, serta pemenuhan regulasi kearsipan nasional.
Pelatihan ini juga sejalan dengan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang mengatur bahwa setiap instansi pemerintah wajib mengelola arsip dinamis secara tertib, sistematis, dan terintegrasi.
Pelatihan Berjalan Aktif dan Interaktif
Selama sesi pelatihan, peserta dari berbagai unit teknis dalam lingkup Dirjen Planologi menunjukkan antusiasme tinggi dalam menyerap materi yang disampaikan. Diskusi antara peserta dan narasumber berlangsung interaktif, terutama saat membahas tantangan dalam pengelolaan arsip digital dan penyusunan jadwal retensi arsip (JRA).
Peserta juga mendapatkan praktik langsung mengenai penggunaan klasifikasi arsip, prosedur penyusutan arsip, serta pengelolaan arsip elektronik yang mulai banyak diterapkan di lingkungan Kementerian.
Menuju Tata Kelola Kearsipan yang Modern dan Tertib
Dengan mengikuti pelatihan arsip dinamis ini, Direktorat Jenderal Planologi Kementerian Kehutanan menunjukkan komitmennya dalam membangun sistem kearsipan yang profesional dan siap beradaptasi dengan era digital. Arsip yang dikelola dengan baik bukan hanya mendukung kelancaran administrasi, tetapi juga menjadi aset penting dalam penyusunan kebijakan berbasis data.
Baca juga : Pelatihan Pengelolaan Arsip Dinamis | BBPOM Palangka Raya