Yogyakarta – Ditjen Planologi dan Tata Lingkungan Kota Bogor mengikuti pelatihan Kearsipan di Focus Techno Media Yogyakarta, Bapak Muhammad Zuhpri Dan Bapak Oto Djuarsa dari Direktorat Pengukuhan Dan Penatagunaan Kawasan Hutan Bogor. Pelatihan Selama 3 Hari sesuai dengan bidang kerja yang di tekuni Beliau sangat antusias dan komunikatif antara pemateri dengan peserta. Karena kita datangkan pengampu Kearsipan dari Bappeda Kab Sleman, yang sudah menjadi juara kearsipan tahun 2015. Kearsipan merupakan proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan,pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai lagi, maka harus dimusnahkan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya instansi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi instansi.
Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan:
- Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.
- Dengan mudah didapatkan kembali arsip yang dibutuhkan tersebut dengan cepat dan tepat.
- Terhidari dari pemborosan tenaga dan waktu dalam kegiatan pencarian arsip yang kita butuhkan
- Menghemat tempat penyimpanan.Menjaga kerahasiaan arsip.
- Menjaga kelestarian arsip.
- Menyelamatkan arsip isinya tentang informasi pertanggung jawaban, tentang perencanaan, tentang pelaksanaan, dan tentang penyelenggaraan suatu kegiatan kemasyarakatan.
Kegiatan menyelamatkan arsip yang memiliki informasi penting di dalamnya dan juga merupakan bukti pertanggungjawaban sangat otentik, baik secara fisik maupun isinya, maka arsip-arsip tersebut haruslah disimpan dengan baik menggunakan suatu sistem yang memudahkan dalam menyimpan dan menemukan kembali. Setiap kantor tentu saja perlengkapan dan perlatan yang digunakan bermacam-macam semakin besar kantor dan arsip yang dikelola, maka semakin banyak dan beragam pula peralatan yang digunakan. Atau bisa menggunakan aplikasi berbasis computer ataupun website. Karena dari Focus Techno Media Yogyakarta juga mengembangkan aplikasi tersebut.