Pengelolaan Arsip Berbasis Elektronik (e-Filing)

Electronic Filing System bisa disebut juga sistem kearsipan berbasis elektronik yang merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik. Manajemen kearsipan yang berkualitas dapat menjadi tolok ukur kualitas layanan yang tersedia. Electronic Filing System atau e-filing adalah salah satu metode dalam pengelolaan arsip yang diatur UU No 11/2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dan diikuti peraturan pelaksanaannya yang tertuang dalam PP No. 82/2012. Training Pengelolaan Arsip Berbasis Elektronik ini akan membahas tentang bagaimana melakukan pengarsipan dan pengelolaan dokumen kantor sehingga dokumen selalu dalam keadaan siap diperlukan, up to date dan dalam keadaan terkontrol.

Pengelolaan arsip atau dokumen secara sistematis dan terintegrasi sangat diperlukan dalam mendukung kegiatan operasional perusahaan sehari hari. Pemahaman tentang bagaimana mengarsip, mengelola dan mengontrol dokumen sangat vital dalam penyediaan informasi yang up to date dan tepat bagi perusahaan. Pemanfaatan system informasi dan teknologi filing system merupakan kebutuhan yang tidak terelakkan lagi dalam mengaur data dan dokumen yang riil time.

Manfaat e-Filing

1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.
2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
3. Pencarian secara full text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama dan menemukannya dalam bentuk full text
4. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya berdasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur untuk membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk.
5. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar setara dengan 100 KB dalam format PDF) atau ± 700 foto (1 foto setara dengan 1 MB dalam format JPEG).
6. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tahu bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.
7. Berbagai arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan melalui LAN bahkan internet.
8. Meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronik, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya.
9. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan mem-backup data ke dalam media penyimpanan yang  compatible. Bandingkan dengan me-recovery dokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.